Benutzer

Die Nutzerverwaltung ermöglicht es Ihnen, Nutzer anzulegen, zu verwalten, Projekten zuzuordnen und API-Keys zu generieren. „Effektive Credits" zeigen das verfügbare Guthaben inklusive persönlicher Credits und — falls aktiv — Allowance.

Was ist ein Nutzer?

Ein Nutzer in Admin Bud-E repräsentiert:

• Eine Person, Klasse oder Gruppe
• Hat einen eindeutigen API-Key für Frontend-Zugriff
• Gehört zu einem Projekt (für Budget-Verwaltung)
• Hat persönliche Credits und ggf. Allowance
• Keine personenbezogenen Daten erforderlich (DSGVO-freundlich)

Datenschutz

Nutzer benötigen keine Namen, E-Mail-Adressen oder andere personenbezogene Daten. Sie können z.B. "Klasse-7a" oder "Team-Marketing" als Bezeichnung verwenden.

Nutzer anlegen

1. Öffnen Sie das Admin-Dashboard
2. Navigieren Sie zu Users
3. Klicken Sie auf Add User
4. Füllen Sie die Felder aus

Felder

Feld	Beschreibung	Erforderlich
Username	Eindeutiger Bezeichner (z.B. "klasse-7a", "teacher-001")	Ja
Display Name	Anzeigename (kann identisch mit Username sein)	Optional
Project	Zugehöriges Projekt	Ja
Initial Credits	Start-Credits für den Nutzer	Optional
Active	Nutzer aktiv/deaktiviert	Ja

API-Key generieren

Nach dem Anlegen wird automatisch ein API-Key generiert:

sb_1234567890abcdef1234567890abcdef

Key-Sicherheit

• Teilen Sie den Key nur mit dem Nutzer
• Speichern Sie Keys sicher
• Rotieren Sie Keys bei Verdacht auf Kompromittierung

Nutzer-Verwaltung

Nutzer bearbeiten

1. Klicken Sie auf den Nutzer in der Liste
2. Ändern Sie die gewünschten Felder
3. Klicken Sie auf Save

Credits hinzufügen/abziehen

Credits hinzufügen:

1. Wählen Sie den Nutzer
2. Klicken Sie auf Add Credits
3. Geben Sie den Betrag ein (z.B. 100)
4. Optional: Kommentar hinzufügen
5. Klicken Sie auf Add

Credits abziehen:

1. Wählen Sie den Nutzer
2. Klicken Sie auf Deduct Credits
3. Geben Sie den Betrag ein (positiver Wert!)
4. Optional: Grund angeben
5. Klicken Sie auf Deduct

Buchungshistorie

Alle Credit-Bewegungen werden protokolliert und können unter Usage eingesehen werden.

API-Key rotieren

Wenn ein Key kompromittiert wurde:

1. Wählen Sie den Nutzer
2. Klicken Sie auf Rotate Key
3. Bestätigen Sie die Aktion
4. Neuer Key wird generiert
5. Alter Key wird sofort ungültig

Wichtig

Informieren Sie den Nutzer über den neuen Key! Der alte funktioniert nicht mehr.

Nutzer deaktivieren

Statt zu löschen, können Sie Nutzer temporär deaktivieren:

1. Wählen Sie den Nutzer
2. Klicken Sie auf Deactivate
3. API-Key funktioniert nicht mehr
4. Credits bleiben erhalten
5. Kann jederzeit wieder aktiviert werden

Nutzer löschen

Achtung

Löschen ist endgültig! Alle zugehörigen Daten (Credits, Usage-Historie) werden gelöscht.

1. Wählen Sie den Nutzer
2. Klicken Sie auf Delete
3. Bestätigen Sie die Löschung
4. Nutzer und alle Daten werden entfernt

Effektive Credits

Die Anzeige „Effektive Credits" zeigt das tatsächlich verfügbare Guthaben:

Effektive Credits = Persönliche Credits + Allowance + (Common Pool, wenn Allowance aufgebraucht)

Beispiel

Nutzer: Marie

• Persönliche Credits: 50
• Allowance (monatlich): 100
• Allowance verbraucht: 30
• Common Pool verfügbar: 500

Berechnung:

Effektive Credits = 50 (persönlich) + 70 (restliche Allowance) = 120

Wenn Allowance aufgebraucht:

Effektive Credits = 50 (persönlich) + 500 (Common Pool) = 550

Verbrauchsreihenfolge

1. Zuerst Allowance (falls vorhanden)
2. Dann Common Pool (falls aktiviert)
3. Zuletzt persönliche Credits

Nutzer filtern und sortieren

Filter-Optionen

• Nach Projekt: Zeige nur Nutzer eines bestimmten Projekts
• Nach Status: Nur aktive/deaktivierte Nutzer
• Nach Credits: Nutzer mit weniger als X Credits
• Nach Aktivität: Nutzer mit/ohne Nutzung in letzten X Tagen

Sortier-Optionen

• Username: Alphabetisch
• Credits: Aufsteigend/absteigend
• Last Used: Neueste/älteste Nutzung
• Project: Nach Projektnamen

Bulk-Operationen

CSV-Import

Für große Nutzermengen (z.B. ganze Schule):

CSV-Format:

username,display_name,project,initial_credits
klasse-7a,Klasse 7a,schueler,50
klasse-7b,Klasse 7b,schueler,50
lehrer-001,Frau Schmidt,lehrer,200
lehrer-002,Herr Müller,lehrer,200

Import durchführen:

1. Navigieren Sie zu Users
2. Klicken Sie auf Import CSV
3. Wählen Sie die CSV-Datei
4. Prüfen Sie die Vorschau
5. Klicken Sie auf Import

CSV-Export

Nutzer-Liste exportieren:

1. Navigieren Sie zu Users
2. Optional: Filter anwenden
3. Klicken Sie auf Export CSV
4. Datei wird heruntergeladen

Enthält:

• Username
• Display Name
• Project
• Credits (aktuell)
• Effective Credits
• Active Status
• Last Used
• API Key (optional)

Bulk-Credit-Update

Credits für mehrere Nutzer gleichzeitig ändern:

1. Wählen Sie Nutzer (Checkboxen)
2. Klicken Sie auf Bulk Actions
3. Wählen Sie Add Credits oder Set Credits
4. Geben Sie Betrag ein
5. Klicken Sie auf Apply

Best Practices

1. Sinnvolle Namenskonvention

Verwenden Sie konsistente Muster:

✅ Gut:
- klasse-7a, klasse-7b, klasse-8a
- lehrer-schmidt, lehrer-mueller
- team-marketing, team-entwicklung

❌ Schlecht:
- user1, user2, user3
- Klasse 7a, 7b Klasse, Klasse_8a (inkonsistent)

2. Projekt-Zuordnung planen

Gruppieren Sie Nutzer sinnvoll:

Projekt "Schüler":
  - klasse-7a, klasse-7b, klasse-8a, ...

Projekt "Lehrkräfte":
  - lehrer-schmidt, lehrer-mueller, ...

Projekt "Verwaltung":
  - sekretariat, schulleitung, ...

3. Start-Credits überlegen

Unterschiedliche Nutzergruppen → unterschiedliche Start-Credits:

Schüler:        50 Credits  (begrenzte Nutzung)
Lehrkräfte:    200 Credits  (erweiterte Nutzung)
Administration: 500 Credits  (unbegrenzte Nutzung)

4. Regelmäßige Überprüfung

Monatlich prüfen:

• Welche Nutzer sind inaktiv? → Deaktivieren
• Wer hat zu wenig Credits? → Nachfüllen
• Wer hat zu viel? → Ggf. anpassen
• Gibt es ungenutzte Nutzer? → Löschen

5. API-Key-Handling

Sicherheit

• Geben Sie Keys nur über sichere Kanäle weiter (kein E-Mail-Klartext!)
• Verwenden Sie Password-Manager oder verschlüsselte Nachrichten
• Rotieren Sie Keys bei Verdacht auf Leak
• Deaktivieren Sie nicht mehr benötigte Nutzer

Nutzer-Onboarding

Schritt 1: Nutzer anlegen

Username: klasse-7a
Project: schueler
Credits: 50

Schritt 2: Key bereitstellen

Ihr API-Key: sb_1234567890abcdef1234567890abcdef

Anleitung für Nutzer

Erstellen Sie eine einfache Anleitung:

1. Öffnen Sie school.bud-e.ai
2. Klicken Sie auf "Settings" (Zahnrad)
3. Geben Sie Ihren API-Key ein
4. Klicken Sie auf "Save"
5. Nutzen Sie den Assistenten!

Schritt 3: Test durchführen

1. Nutzer sendet Test-Anfrage
2. Prüfen Sie in Usage, ob Anfrage ankam
3. Prüfen Sie Credit-Abzug

Schritt 4: Support bereitstellen

• Dokumentation verlinken
• FAQ bereitstellen
• Ansprechpartner nennen

Problembehebung

Nutzer kann sich nicht anmelden

Checkliste:

• ✅ Ist Nutzer aktiv?
• ✅ Ist API-Key korrekt (kein Tippfehler)?
• ✅ Wurde Key rotiert (alter Key ungültig)?
• ✅ Hat Projekt genug Credits?

Credits werden nicht abgezogen

Mögliche Ursachen:

• Anfrage schlug fehl (kein Provider verfügbar)
• Pricing nicht konfiguriert
• Bug in der Middleware

Prüfen:

• Logs in Usage ansehen
• Provider-Status überprüfen
• Pricing-Konfiguration validieren

Negative Credits

Ursachen:

• Race Condition bei parallelen Anfragen
• Nachträgliche Preis-Erhöhung
• Manuelle Fehlbuchung

Lösung:

1. Credits auf 0 setzen
2. Korrektur-Credits buchen
3. Nutzer informieren

Nächste Schritte

Nach dem Anlegen von Nutzern:

1. Projekte konfigurieren - Budgets verwalten
2. Budgets & Allowance - Periodische Gutschriften einrichten
3. Usage überwachen - Nutzung analysieren