Projekte

Ein Projekt fasst Nutzer (z. B. „Lehrer", „Oberstufe") mit einem gemeinsamen Budget zusammen. Sie können einen Common Pool und periodische Allowance aktivieren; „Settle now" sammelt ungenutzte Allowance ein und schreibt allen neu gut.

Was ist ein Projekt?

Ein Projekt in Admin Bud-E:

• Gruppiert mehrere Nutzer (z.B. alle Schüler einer Schule)
• Hat ein gemeinsames Budget (Credits)
• Kann Common Pool aktivieren (geteilte Credits)
• Kann Allowance aktivieren (periodische Gutschriften)
• Ermöglicht zentrale Budget-Kontrolle

Typische Projekte

• "Schüler" - Alle Schülerinnen und Schüler
• "Lehrkräfte" - Alle Lehrerinnen und Lehrer
• "Verwaltung" - Administration und Schulleitung
• "Oberstufe" - Nur Oberstufenschüler (höheres Budget)

Projekt anlegen

1. Öffnen Sie das Admin-Dashboard
2. Navigieren Sie zu Projects
3. Klicken Sie auf Add Project
4. Füllen Sie die Felder aus

Basis-Felder

Feld	Beschreibung	Erforderlich
Name	Eindeutiger Projekt-Name (z.B. "schueler")	Ja
Display Name	Anzeigename (z.B. "Schülerinnen und Schüler")	Optional
Description	Beschreibung des Projekts	Optional
Budget	Gesamt-Budget in Credits	Ja

Erweiterte Einstellungen

Feld	Beschreibung	Standard
Common Pool	Geteilte Credits für alle Nutzer	Deaktiviert
Allowance Enabled	Periodische Gutschriften	Deaktiviert
Allowance Amount	Credits pro Periode	0
Allowance Interval	daily, weekly, monthly	monthly

Budget-Management

Projekt-Budget festlegen

Das Projekt-Budget ist die Obergrenze für alle Nutzer zusammen:

Projekt: Schüler
Budget: 10.000 Credits
Nutzer: 200

Maximal verfügbar: 10.000 Credits (gesamt für alle)

Achtung

Das Projekt-Budget ist NICHT die Summe aller Nutzer-Credits, sondern eine unabhängige Obergrenze!

Budget erhöhen

1. Wählen Sie das Projekt
2. Klicken Sie auf Add Budget
3. Geben Sie den Betrag ein
4. Optional: Kommentar hinzufügen
5. Klicken Sie auf Add

Budget-Übersicht

Die Budget-Anzeige zeigt:

Projekt: Schüler
────────────────────────────────
Gesamt-Budget:     10.000 Credits
Verbraucht:         3.450 Credits
Verfügbar:          6.550 Credits
────────────────────────────────
Anzahl Nutzer:           200
Ø Verbrauch/Nutzer:    17.25 Credits

Common Pool

Der Common Pool ist ein geteiltes Credit-Reservoir, aus dem alle Projekt-Mitglieder schöpfen können.

Common Pool aktivieren

1. Wählen Sie das Projekt
2. Aktivieren Sie Common Pool
3. Geben Sie Initial-Credits ein
4. Klicken Sie auf Save

Wie funktioniert Common Pool?

Ohne Common Pool:

Marie hat: 50 Credits → Aufgebraucht → Kann nicht mehr nutzen
Paul hat: 100 Credits → Kann weiter nutzen

Mit Common Pool:

Marie hat: 50 Credits → Aufgebraucht
  → Nutzt jetzt Common Pool (500 Credits verfügbar)
  → Kann weiter nutzen!

Paul hat: 100 Credits → Nutzt eigene Credits
  → Common Pool bleibt für andere reserviert

Verbrauchsreihenfolge mit Common Pool

1. Allowance (falls aktiviert und verfügbar)
2. Common Pool (falls aktiviert und verfügbar)
3. Persönliche Credits

Warum diese Reihenfolge?

• Allowance zuerst → Förderung regelmäßiger Nutzung
• Common Pool vor persönlichen Credits → Fairness (alle haben Zugang)
• Persönliche Credits zuletzt → Reserve für individuelle Bedürfnisse

Common Pool nachfüllen

Manuell:

1. Wählen Sie das Projekt
2. Klicken Sie auf Add to Common Pool
3. Geben Sie Betrag ein
4. Klicken Sie auf Add

Automatisch:

• Ungenutzte Allowance fließt bei Settlement zurück
• Siehe Settlement unten

Allowance

Allowance ist eine periodische Gutschrift, die jeder Nutzer im Projekt automatisch erhält.

Allowance aktivieren

1. Wählen Sie das Projekt
2. Aktivieren Sie Allowance Enabled
3. Setzen Sie Allowance Amount (z.B. 100)
4. Wählen Sie Allowance Interval:
   • daily - Täglich
   • weekly - Wöchentlich
   • monthly - Monatlich
5. Klicken Sie auf Save

Beispiel: Monatliche Allowance

Projekt: Schüler
Allowance: 100 Credits/Monat
Nutzer: 200

Jeden Monat erhält jeder Nutzer automatisch 100 Credits.
Gesamt pro Monat: 200 × 100 = 20.000 Credits

Budget prüfen!

Stellen Sie sicher, dass das Projekt-Budget ausreicht:

Benötigt pro Monat: 20.000 Credits
Projekt-Budget: 25.000 Credits ✅

Benötigt pro Monat: 20.000 Credits
Projekt-Budget: 10.000 Credits ❌ Zu wenig!

Allowance-Zeiträume

Daily (Täglich)

Allowance wird jeden Tag um Mitternacht UTC erneuert.

Beispiel:

Nutzer: Marie
Allowance: 10 Credits/Tag

Tag 1: 10 Credits verfügbar, verbraucht 7 → Rest: 3
Tag 2: 10 Credits verfügbar, verbraucht 12 → 10 von Allowance, 2 vom Common Pool
Tag 3: 10 Credits verfügbar, ...

Weekly (Wöchentlich)

Allowance wird jeden Montag um Mitternacht UTC erneuert.

Beispiel:

Nutzer: Paul
Allowance: 50 Credits/Woche

Woche 1: 50 Credits verfügbar
Woche 2: 50 Credits verfügbar

Monthly (Monatlich)

Allowance wird am 1. des Monats um Mitternacht UTC erneuert.

Beispiel:

Nutzer: Lisa
Allowance: 100 Credits/Monat

Oktober: 100 Credits verfügbar
November: 100 Credits verfügbar

Settlement

„Settlement" ist der Prozess, bei dem ungenutzte Allowance eingesammelt und neu verteilt wird.

Wann wird Settlement durchgeführt?

Automatisch:

• Am Ende jeder Allowance-Periode
• Z.B. bei monatlicher Allowance am 1. des Monats

Manuell:

• Durch Klick auf Settle Now

Was passiert bei Settlement?

1. Ungenutzte Allowance einsammeln

   Marie hatte: 100 Allowance, verbraucht 70 → 30 zurück zum Common Pool
   Paul hatte: 100 Allowance, verbraucht 100 → 0 zurück zum Common Pool
   Lisa hatte: 100 Allowance, verbraucht 50 → 50 zurück zum Common Pool
   
   Gesamt zurück: 30 + 0 + 50 = 80 Credits → Common Pool

2. Neue Allowance zuteilen

   Alle Nutzer erhalten wieder 100 Allowance

3. Common Pool aktualisieren

   Common Pool vorher: 200 Credits
   Rückfluss: 80 Credits
   Common Pool nachher: 280 Credits

Settlement manuell auslösen

Vorsicht

Settlement ist eine bedeutende Operation und betrifft alle Projekt-Nutzer!

1. Navigieren Sie zu Projects
2. Wählen Sie das Projekt
3. Klicken Sie auf Settle Now
4. Bestätigen Sie die Aktion
5. Settlement wird durchgeführt

Wann sinnvoll?

• Periodenwechsel außerhalb des regulären Rhythmus
• Test von Allowance-Konfiguration
• Manuelle Korrektur nach Änderungen

Projekt-Verwaltung

Projekt bearbeiten

1. Klicken Sie auf das Projekt
2. Ändern Sie die Felder
3. Klicken Sie auf Save

Änderungen mit Auswirkung

• Budget reduzieren: Nur möglich, wenn Verbrauch darunter liegt
• Allowance ändern: Gilt ab nächster Periode
• Common Pool deaktivieren: Pool-Credits gehen verloren!

Projekt löschen

Achtung

Projekt-Löschung ist nur möglich, wenn keine aktiven Nutzer zugeordnet sind!

1. Verschieben oder löschen Sie alle Nutzer
2. Wählen Sie das Projekt
3. Klicken Sie auf Delete
4. Bestätigen Sie die Löschung

Setup-Wizard

Für komplexe Setups bietet Admin Bud-E einen Wizard:

Schritt 1: Projekt-Typ wählen

• Einfach: Nur Budget, keine besonderen Features
• Mit Allowance: Budget + periodische Gutschriften
• Mit Common Pool: Budget + geteilter Pool
• Vollständig: Budget + Allowance + Common Pool

Schritt 2: Parameter eingeben

Projekt-Name: schueler
Display Name: Schülerinnen und Schüler
Budget: 25.000 Credits
Anzahl Nutzer: 200
Allowance: 100 Credits/Monat
Common Pool: 5.000 Credits (Start)

Schritt 3: Kalkulation prüfen

Berechnung:
────────────────────────────────────────
Nutzer: 200
Allowance: 100/Monat
Bedarf/Monat: 20.000 Credits

Projekt-Budget: 25.000 Credits
Laufzeit: ~1.25 Monate

Common Pool: 5.000 Credits
Reserve: 25% des Monatsbedarfs
────────────────────────────────────────
✅ Konfiguration plausibel

Schritt 4: Projekt erstellen

Wizard erstellt automatisch:

• Projekt mit allen Einstellungen
• Common Pool (falls gewählt)
• Allowance-Schedule (falls gewählt)

Best Practices

1. Projekte sinnvoll strukturieren

Nach Nutzergruppen:

Projekt: Schüler (Klasse 5-10)
  Budget: 15.000 Credits
  Allowance: 50/Monat

Projekt: Oberstufe (Klasse 11-13)
  Budget: 10.000 Credits
  Allowance: 100/Monat (höher, da intensivere Nutzung)

Projekt: Lehrkräfte
  Budget: 20.000 Credits
  Allowance: 200/Monat

2. Budget realistisch kalkulieren

Formel:

Monatsbedarf = Nutzer × Allowance × Nutzungsfaktor

Nutzungsfaktor-Schätzungen:
- Schüler: 0.7 (70% nutzen regelmäßig)
- Lehrkräfte: 0.9 (90% nutzen regelmäßig)
- Verwaltung: 0.5 (50% nutzen gelegentlich)

Beispiel:
200 Schüler × 100 Allowance × 0.7 = 14.000 Credits/Monat
→ Budget für 3 Monate: 45.000 Credits

3. Common Pool dimensionieren

Faustregel:

Common Pool = 20-30% des Monatsbedarfs

Beispiel:
Monatsbedarf: 14.000 Credits
Common Pool: 3.500 Credits (25%)

Zweck:

• Ausgleich für Vielnutzer
• Puffer für Spitzenlasten
• Vermeidung von "Out of Credits"-Situationen

4. Allowance-Intervall wählen

Intervall	Vorteile	Nachteile	Geeignet für
Daily	Feinste Kontrolle, tägliche Limits	Administrativer Aufwand	Testsysteme, strenge Limits
Weekly	Balance zwischen Flexibilität und Kontrolle	Wochenendlücken möglich	Schulen (Schul-Woche)
Monthly	Einfach, natürlicher Rhythmus	Hohe Peaks möglich	Standard-Setup

5. Monitoring einrichten

Überwachen Sie regelmäßig:

Wöchentlich:
- Verbrauch vs. Budget
- Common Pool Stand
- Nutzer mit 0 Credits

Monatlich:
- Gesamt-Verbrauch
- Durchschnitt pro Nutzer
- Budget-Anpassungen nötig?

Nach Settlement:
- Rückfluss zum Common Pool
- Allowance-Nutzung
- Optimierungspotenzial

Beispiel-Setups

Setup 1: Kleine Schule (200 Schüler)

Projekt: Schüler
────────────────────────────────
Budget: 30.000 Credits
Allowance: 100 Credits/Monat
Common Pool: 5.000 Credits
Nutzer: 200

Kalkulation:
- Bedarf/Monat: 200 × 100 = 20.000
- Mit 70% Nutzung: 14.000
- Laufzeit: ~2 Monate
- Common Pool: 36% Reserve

Setup 2: Große Schule (1000 Schüler + 100 Lehrkräfte)

Projekt: Schüler
────────────────────────────────
Budget: 150.000 Credits
Allowance: 100 Credits/Monat
Common Pool: 20.000 Credits
Nutzer: 1000

Projekt: Lehrkräfte
────────────────────────────────
Budget: 40.000 Credits
Allowance: 300 Credits/Monat
Common Pool: 10.000 Credits
Nutzer: 100

Gesamt-Budget: 190.000 Credits

Setup 3: Unternehmen (Teams)

Projekt: Marketing
Budget: 10.000 Credits
Allowance: 200 Credits/Monat
Common Pool: 3.000 Credits
Nutzer: 15

Projekt: Entwicklung
Budget: 50.000 Credits
Allowance: 500 Credits/Monat
Common Pool: 15.000 Credits
Nutzer: 30

Projekt: Management
Budget: 20.000 Credits
Allowance: 1000 Credits/Monat
Common Pool: 5.000 Credits
Nutzer: 10

Nächste Schritte

Nach der Projekt-Konfiguration:

1. Budgets & Allowance - Detaillierte Erklärung der Budget-Mechanismen
2. Nutzer anlegen - Nutzer zu Projekten hinzufügen
3. Usage überwachen - Verbrauch analysieren